A pénztáros évzárója: hogyan számoljon el egy kis klub a tagjainak?
Nyitó egyenleg, befizetések, kiadások, záró egyenleg. Egy egyszerű éves elszámolás, amit egy baráti kör vagy kis klub bármelyik tagja megért.
Megjelent:
| Sor | Összeg |
|---|---|
| Nyitó egyenleg (január 1.) | 38 500 Ft |
| Tagdíjak (14 × 6 000 Ft) | +84 000 Ft |
| Buszbérlés két túrára | −72 000 Ft |
| Elsősegélycsomag, térképek | −11 800 Ft |
| Évzáró vacsora hozzájárulás | −22 500 Ft |
| Záró egyenleg (december 31.) | 16 200 Ft |
| Ellenőrzés: kasszában és számlán | 16 200 Ft |
Egy tag nem fizetett tagdíjat. Ez külön sorban, név nélkül szerepeljen, és a pénztáros négyszemközt rendezze.
Egy baráti túraklub, egy kórus vagy egy lakóközösség kis kasszája évekig működhet jól anélkül, hogy bárki megkérdezné, hol tart a pénz. Aztán egyszer valaki megkérdezi, és a pénztárosnak nincs mit mutatnia. Nem azért, mert bármi hiányzik, hanem mert soha nem írta le egyben. Ezt egy évente egyszer elkészített, egyoldalas elszámolás megelőzi.
Négy szám, ami mindent elmond
Egy kis közösség éves elszámolásához négy dolog kell:
- Nyitó egyenleg: mennyi pénz volt az év elején, készpénzben és a számlán.
- Bevételek: tagdíjak, befizetések, adományok, tételesen vagy csoportosítva.
- Kiadások: mire ment el a pénz, csoportosítva (buszbérlés, felszerelés, rendezvény).
- Záró egyenleg: a nyitó egyenleg plusz a bevételek mínusz a kiadások.
Az utolsó lépés a legfontosabb: a kiszámolt záró egyenlegnek egyeznie kell azzal, ami ténylegesen ott van a kasszában és a számlán. Ha egyezik, az elszámolás rendben van. Ha nem, most kell megkeresni a különbséget, nem egy év múlva.
Bizonylatok
Nem kell könyvelőirodát játszani, de minden kiadásról legyen valami: blokk, számla, egy fénykép a blokkról, vagy legalább egy sor a füzetben a dátummal és azzal, hogy ki fizette. Ha a pénztáros saját pénzéből előlegezett valamit, azt is írja fel, és csak a bizonylat alapján vegye vissza a kasszából.
Kinek mutassátok meg?
Mindenkinek, aki befizetett. Egy kis közösségben ez egy közös levélben, egy kinyomtatott lapon az évzáró összejövetelen vagy egy közös mappában is lehet. Az elszámolás nem a pénztáros ellenőrzése, hanem a védelme: ha minden látszik, senki nem gyanakszik.
Néhány dolog, amire figyeljetek:
- Ne nevezzétek meg a tartozókat nyilvánosan. A tartozást egy külön sorban, név nélkül tüntessétek fel, és a pénztáros négyszemközt beszéljen az érintettel.
- A tartalékot nevezzétek meg. Ha a záró egyenlegből valamennyi tartalék a következő évre, írjátok le, mire szánjátok.
- Legyen második szem. Ha lehet, egy másik tag is nézze át a számokat. Ez nem bizalmatlanság, hanem jó gyakorlat.
Ha a közösség bejegyzett szervezet
Mindez egy informális baráti közösségre vonatkozik. Ha a klub bejegyzett egyesület vagy alapítvány, az éves beszámolóra jogszabályi előírások vonatkoznak, és határidőre le kell tenni. Erről a civil törvény és a hozzá tartozó kormányrendeletek rendelkeznek. Ezt ne a fenti egyszerű lappal oldjátok meg: kérjetek segítséget egy könyvelőtől. A tagoknak szóló közérthető összefoglaló ettől még hasznos marad.
Röviden
Év elején egy szám, év közben egy füzet, év végén egy oldal. Ha a záró egyenleg egyezik azzal, ami a kasszában van, a pénztáros nyugodtan alhat, és a tagok is.